質量記錄用于記載過程狀態和過程結果，是企業質量保證的客觀依據，為采取糾正和預防措施提供依據，有利于產品標識和可追溯性。

質量記錄填寫有以下事項需要注意：

1. 報表填寫必須完整，盡可能詳細，對所列示的所有內容均要填寫清楚，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名。

2. 記錄要求準確清晰，不得潦草，更不得隨便在記錄上亂涂亂畫，記錄背面也一樣，特別注意的是要檢查后填寫的清晰度，不清晰者要進行重填。

3. 記錄不得隨便進行更改，需要更改時正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉，然后在旁邊寫上正確的內容，同時在旁邊進行簽名，并寫上日期。值得注意的是：

如是數字錯誤，應將整個數字劃掉，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉。

簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理、某先生、某小姐等。

填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2018年8月15日可寫為15/8.18或2018/8/15、2018.8.15等。

4. 不準使用涂改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名。

5. 記錄報表的日期和流水號要寫全，便于追溯和管理。日期填制要寫全年月日，如2018年8月15日；流水號的填制必須按固定的編號規則進行，流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2018年8月的第15份報表的流水號為18/08/015。